Olymp schafft neuen Raum für die Fashion-Order

Lange Zeit sah beim Herrenhemd-Hersteller Olymp der Order-Prozess im B2B-Bereich folgendermaßen aus: Die Einkaufsverantwortlichen legten sich die für ihre Filialen ausgewählten Kollektionsstücke übersichtlich zurecht und definierten auf dieser Grundlage manuell Größenschlüssel und Stückzahlen. Alles wurde von Hand erfasst und anschließend in das Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP) übertragen.

Das klingt nicht nur aufwändig. Es war es auch. Der baden-württembergische Modekonzern entschied daher, eine digitale Lösung für das Problem zu suchen. Das gestaltete sich allerdings nicht so einfach: "Uns war klar, dass es nicht reicht, diesen Prozess digital abzubilden, sondern dass wir das Ordering neu denken müssen, um uns zukunftsfähig aufzustellen", erklärt der geschäftsführende Gesellschafter der Olymp Bezner KG, Mark Bezner.

Aber wie digitalisiert man einen Prozess, der von Inspiration, Haptik und einer persönlichen Beratung lebt? "Das Herzstück unserer Kollektionen sind unsere einzigartigen Stoffe und Gewebe. Demnach lag es für uns auf der Hand, neue, digitale Räume mit dem physischen Showroom zu verbinden, um den Kern der Marke Olymp erlebbar zu machen und unseren Vertrieb optimal in der Beratung zu unterstützen", berichtet Mark Bezner.

Er entschied sich für die Anwendung des IT-Dienstleisters Experience One. Dieser musste zunächst zusammen mit Olymp entscheiden, was überhaupt digitalisiert werden sollte – und was nicht. "Bei Transformationsprojekten geht es darum, das Richtige zu digitalisieren. Dafür braucht es ein tiefgreifendes Verständnis der zentralen Prozesse und besonders der Nutzer- und Kundenbedürfnisse“, weiß Experience One-Geschäftsführer Jens Fauth.

Seinen Angaben zufolge stand an erster Stelle ein Ziel: das Vertriebsteam von Olymp zu befähigen, zeitaufwendige Ordertermine wesentlich effektiver zu gestalten. "Um das zu erreichen, haben wir alle Stakeholder von Anfang an auf die Reise mitgenommen", berichtet Fauth.

Dazu nutzten Olymp und Experience One das sogenannte Shadowing. Das ist eine qualitative Methode, bei der prozessbeteiligte Personen wie ein Schatten beobachtet und begleitet werden, um Arbeitsabläufe und Zusammenhänge besser nachvollziehen zu können. Dadurch tauchten die Customer-Experience-Spezialisten in die Welt des Familienbetriebs ein, nahmen an realen Beratungsterminen teil und führten Gespräche mit den Verkaufsteams.

So wurden aus der Customer Journey jene Schlüsselmomente herausgearbeitet, die das Kundenerlebnis entscheidend prägen. Daraus ist laut Experience One in weniger als einem Jahr eine digitale Lösung entstanden, die "im entscheidenden Augenblick in den Hintergrund tritt und der Interaktion aller am Orderprozess beteiligten Personen neuen Raum gibt". Die maßgeschneiderte, datenbasierte Sales-Plattform integriere sich nahtlos in die System- und Datenlandschaft und digitalisiere die Abwicklung des Einkaufs- und Bestellprozesses von Ende zu Ende. Durch Touchtables und großflächige hochauflösende Videowände, sogenannte großformatige Powerwalls, verschmelzen der physische Showroom und sein digitaler Zwilling "zu einem einzigartigen und eindrücklichen Markenerlebnis", heißt es beim Stuttgarter Unternehmen weiter.

In der App selbst können die Vertriebsteams die neueste Kollektion vollständig präsentieren, kundenindividuell zusammenstellen und anhand wertvoller, datenbasierter Insights ihre ganze Beratungskompetenz ausspielen. Genau wie die Zusammenarbeit an der Plattform, setzt auch die Technologie selbst auf Kollaboration: Gemeinsam mit den Einkaufsverantwortlichen wird die Kollektion exploriert, werden Favoriten selektiert und auf einem Whiteboard in Anlehnung an den eigenen Point of Sales (POS) arrangiert.

Parallel können Größenschlüssel angepasst, mit Lieferterminen kombiniert und die Bestellung schließlich aus dem digitalen Showroom heraus ausgelöst werden. Alle Daten fließen direkt in das ERP-System. Nach Bestellabschluss erhalten die Einkäufer die Übersicht ihrer zusammengestellten Artikel sofort per E-Mail. Das Ergebnis: Ein individuelles Beratungsgespräch, das Inspiration und Funktionalität zu einem eindrücklichen Einkaufs- und Markenerlebnis verbindet.

Die digitale Order zahlt sich dabei nicht nur in Sachen Effektivität, sondern ebenfalls in puncto Nachhaltigkeit aus: "Wenngleich wir der Überzeugung sind, dass wir auch in Zukunft Stoff- und Gewebeproben für ausgewählte Samples brauchen werden, können wir den entbehrlichen Großteil unserer Musterkollektionen durch die digitale Präsentation sukzessive reduzieren", betont Tina Anschütz, die bei Olymp das Digitalisierungsteam leitet. "Unsere exklusive Premiumlinie Olymp Signature ist beispielsweise schon seit vier Kollektionen mit derzeit bis zu 150 Stücken pro Saison komplett als 3D-Artikel verfügbar."

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Lange haben die Verantwortlichen beim Marktführer Olymp an einer umweltfreundlicheren Verpackung der Hemden getüftelt. Zum kommenden Herbst ist es nun soweit: Hemden werden ausschließlich in Verpackungen aus recyceltem Plastik ausgeliefert, bei allen anderen Artikeln wird gänzlich auf Plastik verzichtet.

Nach einer pandemiebedingten Verzögerung im ersten Corona-Jahr startete der Roll-out im Januar 2021. Seither wurde die Technologie bereits an ausgewählten Standorten deutschlandweit eingeführt, u. a. in Sindelfingen, Eschborn und Düsseldorf. Schon bald soll das ganze Vertriebsteam von Olymp mit der neuen Digitallösung ausgestattet sein. Gleichzeitig soll der Digital Showroom von Olymp als "Leuchtturmprojekt" die gesamte digitale Transformation der Modemarke vorantreiben: "Wir sind mit der Vision an das Projekt herangegangen, eine ganzheitliche Plattform mit einer einheitlichen Datenbasis und User Experience zu schaffen, die alle Touchpoints miteinander verbindet – ganz gleich, ob im physischen Showroom, remote oder mobil", erklärt Tina Anschütz.

"So werden wir langfristig viele kleine Tools und Technologien konsolidieren und nicht nur Nachhaltigkeit in Form der Reduzierung von Samples, sondern auch im Rahmen der Digitalisierung selbst schaffen. Der digitale Showroom ist der erste Schritt auf unserem Weg dorthin." Laut Anschütz wurde die Lösung im Handel sehr gut angenommen. "Dort, wo der Digital Showroom installiert ist, wurden nahezu 95% aller Ordertermine in dieser Anwendung abgehalten."

Michael Meurer, Geschäftsführer des City Kaufhauses in Gaggenau ist nach eigenen Angaben "begeistert": Die neue digitale Lösung erlaube es den Einkäufern, gezielt auf Verkaufsstatistiken zu reagieren und individuelle Größeneinteilungen sowie Sortimentszusammenstellungen vorzunehmen. "Auch alternative Artikel werden direkt angezeigt. Das macht den Einkaufsprozess bequem und transparent."

Christian Mülhaupt, Bereichsleiter Mode bei Geschwister May in Waldshut-Tiengen, ist von der "Detailgenauigkeit und Qualität der aufbereiteten Produktinformationen" beeindruckt. Vom Material über die Farben bis hin zur Kombination digitaler Arbeitsweise und vorhandenen Musterteilen. "Durch die unterschiedlichen Ansichten bekommt man eine klare Übersicht der neuen Kollektion und kann sich über die Zoomfunktion einen umfassenden Eindruck von Details wie den Knöpfen und der Verarbeitung verschaffen."