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Marc O'Polo-HR-Managerin Behija Karup im Interview

"Sicherheit geben und versuchen, zu lachen"

Marc O'Polo
Behija Karup ist seit 2017 Director of Human Resources und Central Services bei Marc O‘Polo in Stephanskirchen.
Behija Karup ist seit 2017 Director of Human Resources und Central Services bei Marc O‘Polo in Stephanskirchen.

Personalarbeit in den Zeiten von Corona: Warum es wichtig ist, Mitarbeiter jetzt zu motivieren und zu halten. Ein Gespräch mit Behija Karup, HR-Director bei Marc O‘Polo.

TextilWirtschaft: Bayern, wo Ihre Unternehmenszentrale und viele Ihrer Läden sind, gehört zu den Bundesländern, die von der Ausbreitung des Coronavirus am schlimmsten betroffen sind. Wie ist die Stimmung unter Ihren Mitarbeitern?
Behija Karup: Den Umständen entsprechend gut. Wir bleiben optimistisch. Schon im Februar haben wir den Ernst der Lage erkannt und einen Krisenstab gebildet, zu dem zwei Vorstände, der Director Retail, der Manager Corporate Communication und ich gehören. Ergänzt wird dieser durch ein Business-Continuity-Team, das in enger Abstimmung mit dem Krisenstab die Maßnahmen prüft, umsetzt und informiert. Wir haben Notfall-Pläne erarbeitet und Präventionsmaßnahmen gesetzt. Deshalb waren wir gut vorbereitet und haben frühzeitig mit den ersten Maßnahmen begonnen.

Welche Maßnahmen sind das?
Das fing wie bei den meisten mit Reisebeschränkungen und Absagen von Veranstaltungen an, wie zum Beispiel unser Mitarbeiter-Ski-Event. Inzwischen sitzen seit anderthalb Wochen fast alle Mitarbeiter des Headquarters im Home Office und viele mehr.

Was heißt fast alle? Gibt es Bereiche, in denen das nicht möglich ist?
Das heißt, weniger als 100 unserer 800 Mitarbeiter, die im HQ tätig sind, sind zurzeit noch auf dem Campus. Alle anderen Mitarbeiter sind mit firmeneigenen Handys und Laptops ausgestattet und arbeiten von zu Hause aus. Wer Probleme mit der Kinderbetreuung hat und nicht aus dem Mobile Office arbeiten kann, wird vorübergehend freigestellt bei voller Lohnfortzahlung. Unsere Firma ist bekannt für ihre Nähe zu den Mitarbeitern. Wir versuchen, gemeinsam mit unseren Teammitgliedern die aktuellen Herausforderungen zu meistern. Nur in den Bereichen Logistik, Fotostudio, Produkt ist Home Office nicht oder eingeschränkt möglich. Außerdem ist unser Kantinen-Service vor Ort und versorgt unsere Mitarbeiter über sogenannte Save-House-Stations mit frischem Bio-Essen.

Und was machen die mehr als 900 Beschäftigten aus den über 100 eigenen Läden?
Sie sind seit der Schließung der Stores freigestellt.

Wie werden sie bezahlt?
Für den gesamten März werden sie voll bezahlt. Wir haben Kurzarbeitergeld beantragt und den Rest übernimmt MOP für diesen Monat mit einer freiwilligen Sonderzahlung. Wichtig ist es, für unsere Mitarbeiter da zu sein und ihnen Sicherheit zu geben.

Wie machen Sie das?
Indem wir für sie da sind, sie in dieser Krisensituation, dieser Unsicherheit nicht allein lassen.

Wie kommunizieren Sie denn jetzt mit Ihren weltweit 2000 Mitarbeitern?
Aufgrund der Cyber-Attacke von letztem Herbst sind wir in Übung. In den jeweiligen Ländern unterstützen die regionalen Führungskräfte vor Ort, mit denen wir aber über Video- und Telefon im engen Austausch stehen. Wir starten in dieser Woche eine neue Initiative #reachingoutforyou, mit der wir alle unsere Außenstellen, alle Mitarbeiter im Home Office miteinander vernetzen und informieren wollen. Dabei geht es auch um soziale Events wie beispielsweise eine Home Office-Challenge oder die Idee, dass alle Mitarbeiter zur selben Zeit denselben Song hören. Des Weiteren geben wir wichtige Informationen wie z.B. wie gehe ich mit Datenschutz um oder wie strukturiere ich meinen Tag im Homeoffice. Mein HR-Team ist da extrem kreativ. Es geht darum, in Kontakt zu bleiben. Gute Stimmung zu verbreiten.

Und wie gehen Sie mit den Ängsten um?
Dafür haben wir eine Hotline mit sechs Mitarbeitern, die alle Fragen beantworten. Unser Krisenteam hat eine eigene E-Mail-Adresse, unter der alle Anfragen so schnell wie möglich bearbeitet werden.

Kommen viele Anrufe?
Ja, auch am Wochenende, zum Beispiel Anfragen unserer Mitarbeiter, die privat in einer Urlaubsregion 'hängen geblieben' sind. Meist sind es aber Anfragen der Führungskräfte, die ein Sparring zu aktuellen Themen brauchen.

Was raten Sie denen?
Es geht darum, dass sie eng mit ihrem Team im Austausch bleiben. Oft verweisen wir an oder stellen Kontakt zu offiziellen Behörden her. Zur Unterstützung unserer Führungskräfte in dieser besonderen Situation erarbeiten wir gerade einen Leitfaden für Mitarbeiterführung in Krisenzeiten, der in dieser Woche als Newsletter an alle Führungskräfte rausgeht.

Woher bekommen Sie selbst diese Informationen? Haben Sie auch einen Coach?
Im Rahmen unseres Krisenstabs beschäftigten wir uns seit Januar mit den Details. Ich bin im engen Austausch mit Branchenkollegen, aber auch mit Unternehmen aus anderen Bereichen, mit Unternehmensberatern und Krisen-Management-Experten. Wir hatten Zeit, aus diesem Input eine firmeninterne Strategie zu erarbeiten.

„Jetzt geht es mehr denn je darum, zu erfahren, wie es unseren Teams geht.“
Behija Karup
Können Sie daraus noch ein paar Details verraten?
Der Kern ist das bereits angesprochene Tool #reachingoutforyou. Darüber versuchen wir, mit allen Mitarbeitern in engem Kontakt zu bleiben, alle unsere Retail-Leute, auch die Aushilfen, zu erreichen und ihnen zu zeigen, dass wir in dieser Krise für sie da sind. Wir erhöhen die Anzahl unserer regelmäßigen Stimmungsabfragen, bei denen wir die Zufriedenheit checken. Denn jetzt geht es mehr denn je darum, zu erfahren, wie es unseren Teams geht.

Was halten Sie von der Idee des Mitarbeiter-Transfers in andere Branchen, wie zum Beispiel Supermärkte, die derzeit händeringend Personal suchen?
Die Idee ist ganz spannend. Wir prüfen derzeit verschiedene Möglichkeiten für unsere Mitarbeiter. Aber es ist noch zu früh, hier eine qualifizierte Aussage zu treffen. Die Situation ändert sich ja jeden Tag, jetzt heißt es flexibel und agil agieren.

Was bedeutet Personalarbeit in dieser Krise?
Kommunikation und Personalarbeit sind das Herzstück des Krisen-Managements. Es geht darum, Menschlichkeit zeitgleich mit unternehmerischen Geschick zu verbinden. Gegenüber den Geschäftspartnern genauso wie gegenüber den Mitarbeitern. Ruhe bewahren, positiv denken, besonnen agieren. Den Leuten Sicherheit geben und versuchen zu lachen, viel zu lachen.
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